Diese scheinbar harmlose Frage ist oft der Beginn einer Telefonbetrugsmasche. Sie zielt darauf ab, an die Geschäftsführung heranzukommen, da dort die Entscheidungsbefugnis und oft auch die Kreditkarteninformationen liegen. Der Anrufer will nicht mit einem Mitarbeiter sprechen, der Rückfragen stellt oder interne Abläufe kennt. Er sucht den direkten Draht zur Spitze, um dort Druck auszuüben oder Täuschungen zu platzieren.
Die Betrüger arbeiten oft mit ähnlichen Taktiken:
- Vortäuschung von Dringlichkeit: Sie erwecken den Eindruck, das Anliegen sei extrem wichtig und müsse sofort mit dem Chef besprochen werden.
- Andeutung einer bestehenden Beziehung: „Der Chef weiß Bescheid“, „Es geht um die offene Rechnung vom letzten Mal“ – solche Phrasen sollen Vertrautheit suggerieren.
- Drohungen oder Druck: Manchmal wird auch indirekt gedroht, etwa mit negativen Konsequenzen, wenn das Gespräch nicht zustande kommt.
So schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter vor Telefonbetrügern
Der beste Schutz ist eine gut informierte und geschulte Belegschaft. Hier sind konkrete Schritte, wie Sie vorgehen sollten:
1. Klare Anweisungen für Mitarbeiter am Telefon
Jeder, der Anrufe entgegennimmt, muss wissen, wie er mit solchen Situationen umgeht.
- Standard-Antwort formulieren: Eine klare, einheitliche Antwort schafft Sicherheit. Zum Beispiel: „Worum geht es denn genau? Gerne leite ich Ihr Anliegen weiter oder bitte um einen Rückruf zu einem späteren Zeitpunkt.“
- Keine Namen oder Informationen herausgeben: Mitarbeiter sollten niemals den Namen oder die direkte Durchwahl der Geschäftsführung nennen. Auch Informationen über deren An- oder Abwesenheit sind tabu.
- Rückruf anbieten, aber aktiv prüfen: Bieten Sie an, eine Nachricht aufzunehmen und einen Rückruf zu arrangieren. Notieren Sie dabei immer Name, Firma und Rufnummer des Anrufers. Sagen Sie nicht: „Der Chef ruft Sie zurück“, sondern eher: „Ich gebe die Nachricht weiter, ob ein Rückruf zustande kommt.“
- Interne Weiterleitung vermeiden: Ohne konkretes Anliegen sollte niemals zu einer anderen Abteilung oder direkt zur Geschäftsführung durchgestellt werden.
2. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Regelmäßige Schulungen sind entscheidend, um das Bewusstsein für diese Gefahren zu schärfen.
- Fallbeispiele besprechen: Nutzen Sie konkrete Beispiele von Betrugsversuchen, um Mitarbeitern die Maschen zu verdeutlichen. Erklären Sie, welche Fragen gestellt werden könnten und wie man darauf reagiert.
- Ruhiges Vorgehen trainieren: Mitarbeiter sollten lernen, sich nicht unter Druck setzen zu lassen. Betonen Sie, dass es kein Fehler ist, einen Anruf kritisch zu hinterfragen oder abzulehnen.
- Gegenseitige Unterstützung: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich bei Unsicherheit gegenseitig zu informieren oder im Team abzustimmen. Vier Augen sehen mehr als zwei.
- „Unerlaubte Telefonwerbung“ als Stichwort: Erklären Sie, dass viele dieser Anrufe unter die Kategorie „unerlaubte Telefonwerbung“ fallen und der Anrufer eigentlich gar nicht anrufen dürfte.
3. Unterlassungserklärung und rechtliche Schritte bekräftigen
Machen Sie klar, dass Ihr Unternehmen unseriöse Angebote nicht akzeptiert und bei Bedarf rechtliche Schritte einleiten wird.
- Keine mündlichen Zusagen am Telefon: Betonen Sie, dass Verträge oder Bestellungen niemals telefonisch zustande kommen. Alles muss schriftlich erfolgen und von einer bevollmächtigten Person (z.B. der Geschäftsführung) unterzeichnet werden.
- Rechnungen genau prüfen: Weisen Sie alle Mitarbeiter an, eingehende Rechnungen und Mahnungen genau zu prüfen, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Stimmt die Leistung mit einer tatsächlichen Bestellung überein?
- Bundesnetzagentur einschalten: Bei wiederholter unerlaubter Telefonwerbung oder offensichtlichen Betrugsversuchen können Sie eine Beschwerde bei der Bundesnetzagentur einreichen. Das ist ein wichtiges Signal gegen die Betrüger.
- Rechtliche Beratung bei Unsicherheit: Wenn Sie eine fragwürdige Rechnung erhalten oder den Verdacht auf einen Betrugsversuch haben, ziehen Sie im Zweifel immer rechtlichen Rat hinzu.
Fazit
Telefonbetrüger setzen auf die Gutgläubigkeit und den Zeitdruck in Unternehmen. Mit klaren Regeln, regelmäßigen Schulungen und der richtigen Haltung können Sie sich und Ihr Team effektiv schützen. Seien Sie wachsam – besonders, wenn die Frage „Ist der Chef zu sprechen?“ am Telefon fällt. Im Zweifelsfall ist Auflegen immer die sicherste Option.
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